Jag är på ett möte

Idag spenderar många kontorspersonal mellan 25-50% (för vissa existerar siffran mot samt tillsammans med högre) från sin arbetstid inom olika sorters möten. sju dagar efter sju dagar. tid efter kalenderår. beneath mina utbildningar i Effektiva möten får jag feedback vid vad detta existerar inom deras interna möten likt ej fungerar vilket detta borde.

Det såsom nämns existerar exempelvis:

• Många möten saknar en avsikt. ingen vet riktigt varför dem bör träffas dock mötet fortsätter för att bokas samt genomföras ”för detta besitter ju ständigt varit så”
• Det saknas en uppgift till vad mötet bör leda till
• Endast en fåtal existerar förberedda
• Start- samt sluttid varken respekteras eller hålls
• Det saknas enstaka klar agenda
• Finns detta enstaka agenda därför följs den ändå ej utan detta blir ”stickspår” samt detta kunna mot samt tillsammans pågå mer än en sammanträde beneath mötet
• Deltagarna äger en uselt fokus vid själva mötet. detta mailas, deltagare ringer samt svarar inom mobil, detta skrivs sms samt sålunda kommer samt går deltagare in- samt ut ur rummet under mötet
• Inga alternativt erhålla beslut saknas samt allt får göras ifall igen inom nästa vecka….

Hur man bör genomföra verksamma möten existerar, noggrann likt därför många annat inom effektivitet, inom teorin ganska enkelt dock desto svårare verkställa inom praktiken. beneath mina utbildningar som genomförs till varenda tänkbara typer från möteskonstellationer liksom exempelvis ledningsgrupper, projektgrupper, utvecklingsgrupper, arbetsteam, försäljningsteam etc. arbetar oss igenom dem saker vilket nämns nedan. önskar ni börja för att utföra skillnad inom er lag redan idag, således välj enstaka punkt nedan samt börja tillsammans den. då den sedan fungerar tar ni nästa osv. Förändring tar tidsperiod samt måste förankras till för att ge en hållbart resultat.

1. Fastställ syftet 
Utan en verkligt avsikt, inget träff. en avsikt handlar ifall varför mötet bör finnas, prioriteras samt genomföras. Ifrågasätt samtliga existerade möten ni äger inom verksamheten samt ifrågasätt varenda kommande möten. Finns detta detta en syfte? existerar en sammanträde detta bästa sättet för att åtgärda uppgiften vid alternativt bör detta lösning vid något annat sätt?

2. Målsätt samtliga möten
vad bör existera uppnått då mötet existerar genomfört? bör ni ta beslut inom ett fråga? bör detta lämnas ut information? bör ni ”brainstorma” fram ett handlingsplan? ifall ni ej äger en syfte tillsammans mötet existerar detta enstaka massiv fara för att ni kommer äga identisk träff angående samt ifall igen utan för att anlända vidare. på grund av för att verkligen sätta konkreta uppgift är kapabel man tillsammans med fördel nyttja SMARTmodellen såsom innebär för att samtliga syfte bör vara:
S=specifika (tydliga)
M=mätbara (vad bör uppnås)
A=accepterat (av dem liksom bör beslutat ifall frågan)
R=realistiskt (tufft existerar helt ok dock detta bör existera möjligt för att genomföra)
T=tidsatt (tydlighet då detta artikel klart/genomfört)

3. kalla korrekt personer 
Ok, för tillfället finns syftet samt målet existerar klart samt konkret. Då gäller detta för att kalla dem personer såsom existerar bäst lämpade på grund av för att åtgärda uppgiften. Alla behöver samt bör ej artikel tillsammans med vid varenda möten samt bara på grund av för att ”Kalle” samt ”Lisa” plats tillsammans förra gången betyder detta ej för att de måste vara tillsammans med vid detta sammankomst. detta sitter alldeles på grund av flera personer såsom existerar inaktiva vid möten idag således fanns många tuffare inom din selektering från deltagare. När/om ni blir kallad mot en sammankomst gäller identisk sak, fråga dig egen varför ni bör tacka ja. existerar ej svaret självklart bör ni nog tacka nej samt utföra något annat. för att ni tackar nej behöver ej betyda för att mötet ej bör genomföras. detta betyder enbart att du inte bör existera med.
då du/ni äger korrekt uppställning således existerar detta viktigt för att deltagares roller existerar tydliga. Vem driver mötet, vem skriver rapport etc.

4. Skicka kallelse, agenda samt underlag inom tid
Ge varenda deltagare chansen för att anlända väl förberedda mot samtliga möten. Skicka ut kallelse samt underlag sålunda fort såsom möjligt samt utför detta tillsammans med fördel via er interna almanacka såsom finns inom till er mailprogram. Då hamnar mötet, på grund av enkelhetens skull, direkt inom deltagarnas kalender. papper samt länkar är kapabel bifogas inom kallelsen via kalendern både till Outlook samt Lotus Notes sålunda för att allt finns vid identisk ställe. existerar ni kallad mot en sammanträde samt ej fått varenda underlag inom tidsperiod, sålunda existerar detta detta bara för att fråga den sammankallande personen efter detta.

5. Håll varenda tider
flera möten varken startar alternativt slutar inom period. Jag brukar dra enstaka parallell mot angående man bör åka järnvägsfordon, kollektivfordon alternativt luftfart. Går tåget klockan 08.00 därför existerar man vid lokal innan 08.00 på grund av för att erhålla åka tillsammans. Man kommer ej 08.07 till för att detta passar ett egen förbättrad. noggrant identisk respekt till tider bör gälla nära möten. detta existerar ej ok för att komma försent förutsatt för att inget allvarligt besitter hänt vilket detta utför extremt sällan. detta existerar snarare ”Alfons Åbergsyndromet” likt ställer mot detta. tillsammans detta menar jag varenda såsom säger ”jag bör bara” vilket flera fullfölja noggrann innan olika möten bör starta (andra gånger även på grund av den delen). ett ytterligare nödvändig faktor gällande period existerar detta enorma slöseri inom valuta försenade möten innebär. ifall oss utför en enkelt räkneexempel blir detta följande: en träff tillsammans med 6 personer likt startar 10 min sent innebär 60 minuters försening totalt. Jobbar ni vid en större bolag möjligen detta, totalt, sker inom 20 möten ifall dagen vilket innebär för att ett halv arbetsvecka slösas försvunnen varenda dag! beräknar oss vid enstaka snittkostnad vid 350 kr inom timmen därför innebär detta 7000 kr per solens tid samt vid en kalenderår 1 575 000 kr (räknat vid 45 arbetsveckor).
Kontentan blir; håll era starttider samt sluttider!

Fundera även vid ifall ni behöver tidssätta dem olika punkterna vid er agenda till för att erhålla ett förbättrad struktur vid mötet.

6. Bygg upp dina möten i enlighet med ”filmmetoden”
äger ni tänkt vid hur betydande inledningen från ett spelfilm existerar på grund av för att ni bör orka koncentrera dig samt vilja gå vidare titta? noggrann identisk mekanismer gäller till en sammanträde. detta gäller för att sätta korrekt ”ton” direkt genom för att artikel klar tillsammans mötets uppgift samt förväntningar. varenda vilket väljer för att delta inom en sammanträde bör även tänka vid sitt eget beteende samt attityd till för att ge energi samt ej ta energi ifrån resten från gruppen. ifall ni för tillfället bestämt dig till för att vandra vid mötet därför gäller detta för att utföra detta bästa från saken. Allt blir sålunda otroligt många roligare, mer intressant samt framgångsrikt tillsammans med riktig mental attityd samt inställning.

7. Fatta verksamma beslut
varenda beslut vilket saknas beneath en sammanträde bör innehålla VEM, VAD och NÄR för för att detta bör bli konkret samt klart inom beslutsfattandet. summera gärna vilket beslut liksom saknas innan ni går vidare mot nästa punkt. detta jag säger existerar för att detta ej bör finnas några tvivel samt åtgärda trådar gällande fattade beslut.

8. Sätt era spelregler 
samtliga människor existerar olika samt besitter olika perception ovan saker såsom oss varenda anser artikel självklara. enstaka otroligt betydelsefull grundbult inom för att producera verksamma möten existerar för att komma överens angående vilka spelregler liksom liksom bör gälla beneath interna möten. tillsammans med spelregler menar jag vilket likt existerar ok samt ej ok beneath en sammankomst. Får telefoner artikel påslagna? Får man svara inom telefonen? Får man sitta samt maila beneath en möte? Får man förtära ”mat” beneath en möte? Får man vandra ut ur rummet på grund av för att prata inom mobil etc. beneath en möte? Hur förhåller oss oss mot sen ankomst? Detta existerar mot synes enkla samt ganska självklara saker dock då man börjar för att prata ifall detta skiljer sig uppfattningen, ofta, ganska rejält ifall vad såsom existerar ok alternativt ej. Notera: denna plats går detta ej för att producera ett ”standardlösning” till all verksamheten utan önskar ni äga  en äkta utfall bör ni jobba igenom era trivselregler vid varenda återkommande interna möten såsom ni genomför.

9. Fira era segrar
Glöm ej för att fira samtliga segrar! på grund av för att orka artikel fokuserad samt driva fakta vidare måste man även glädjas ovan allt likt man utför god samt slutför. Glädjen samt känslan ovan för att artikel genomskinlig existerar ett kraftfull ingrediens på grund av en god arbetsklimat liksom även existerar framgångsrikt.

10. lyckad kommunikation
vilket jag redan nämt existerar varenda personer olika samt uppfattar saker vid olika sätt. Vissa existerar introverta samt andra extroverta. Några fattar sina beslut vid emotion medan andra fattar sina vid detaljer. Givetvis går detta ej för att existera därför generell vilket jag noggrann fanns då samtliga, oftast, besitter lite från varenda personlighetstyper dock detta finns ständigt någon sektion vilket tar överhanden. Forskaren Albert Mehabarian vilket arbetar vid UCLA, USA menar vid följande:

55% från all överföring sker genom ditt ansiktsuttryck & kroppsspråk

38% genom betoning samt ditt tonläge

7% existerar själva budskapet

Därför existerar detta viktigt för att förstå för att nyckeln på grund av lyckad informationsutbyte ligger vid att förstå vilka kommunikationsbehov mottagaren har. detta handlar alltså ifall för att justera sitt eget beteende samt överföring beroende vid vem ni pratar med.

11. slutföra tillsammans för att utvärdera
Inom detta militära används uttrycket ARR frekvent. ARR står till After Action Review samt existerar enstaka analys såsom bör hjälp mot för att förstå vad vilket besitter hänt, varför samt vilken lärdom man förmå dra från detta vilket hänt på grund av för att förbättra samt utveckla. för tillfället existerar dem flesta från oss ej verksamma inom detta militära dock just utvärdering från varenda möten existerar en otroligt god samt enkelt sätt till för att bota tiden förbättra samt förbättra möteseffektiviteten. Därför anser jag för att granskning bör artikel den sista punkten vid samtliga interna möten.

Förslag vid ämnen för att summera mötet tillsammans förmå vara: 

• Nådde oss målet?
• Höll oss tiden?
• Summera samtliga beslut
• Repetera nästa steg
• Var varenda delaktiga samt bidrog?
• Vad detta något likt ej fungerade?
• Vad är kapabel oss utföra förbättrad nästa gång?

12. Efter mötet – ta nästa steg
Skicka protokollet alternativt lägg detta vid den gemensamma servern inom 24 timmar på grund av för att processen bör gå vidare. fullfölja dem saker vilket du/ni beslutat samt sen börjar detta angående vid steg 1 igen. avsikt, syfte, kallelse, nya beslut etc.

Stort lycka mot tillsammans med för att producera verksamma möten vilket ger energi, tillför en värde samt utvecklar verksamheten dit ni önskar. Tveka ej vid för att lyssna från dig ifall ni besitter problem att diskutera alternativt bara önskar återkoppla vilket såsom fungerar till er. All feedback tas tacksamt emot.